Eventtransporte: Sicher und pünktlich zum Event

Eventtransport: das Zeitfenster bestimmt alles

Ein Event hat keinen zweiten Termin. Wenn Bühne, Technik und Mobiliar am Veranstaltungstag nicht rechtzeitig am Platz stehen, verschiebt sich nicht der Transport, sondern die gesamte Veranstaltung. Genau deshalb plant man einen Eventtransport rückwärts: Zuerst steht der Zeitpunkt, zu dem aufgebaut sein muss, danach das Aufbaufenster, dann die Fahrzeit mit Puffer, und erst daraus ergibt sich die Abholzeit im Lager.

Der zweite Punkt ist die Zufahrt. Veranstaltungsorte sind selten für Lkw gebaut. Innenhöfe mit Torbogen, Fußgängerzonen mit Lieferfenster, Hallen mit einer einzigen Rampe, an der gleichzeitig Catering, Technik und Standbau anliefern wollen: Wer das vorher klärt, spart am Aufbautag Stunden.

Der dritte Punkt ist das Material selbst. Lichttechnik, Tonanlagen, Bühnenelemente und Mobiliar reagieren völlig unterschiedlich auf Transport. Flightcases sind dafür gebaut, empfindliche Einzelteile nicht.

Wir übernehmen Abholung, Verpackung, Transport, Anlieferung im Zeitfenster und auf Wunsch den Auf- und Abbau vor Ort.

Was wir vorab wissen müssen

Was fährt mit? Eine Liste nach Flightcases, Kisten, Paletten und Sperrgut genügt. Nennen Sie besonders empfindliche oder schwere Einzelstücke gesondert, danach richten sich Fahrzeug und Personalstärke.

Wohin genau? Adresse, Halle oder Saal, Ebene und Anlieferpunkt. Ein Bühnenaufbau im Innenhof ist ein anderer Auftrag als eine Anlieferung an der Rampe.

Wann? Aufbaufenster, gewünschte Ankunftszeit und, falls vorhanden, der Anlieferslot. Bei Technik lohnt sich früher Aufbau, weil Verkabelung und Soundcheck Zeit brauchen.

Wie geht es weiter? Kommt alles nach der Veranstaltung zurück, wird es eingelagert oder fährt es direkt zum nächsten Termin? Wer das vorab klärt, steht beim Abbau nicht mit Material da, für das kein Platz mehr im Fahrzeug ist.

Beim Verladen gilt: schwer nach unten, empfindlich gesichert an die Bordwand, zuletzt gebraucht zuerst ins Fahrzeug. Am Veranstaltungsort entladen wir in der Reihenfolge, in der aufgebaut wird, damit niemand über Kisten steigt, die erst am Abend gebraucht werden.

Was die Kalkulation bestimmt. Vier Größen: die Menge, gemessen in Ladenmetern statt in Kistenzahl, die Strecke zwischen Abholung und Veranstaltungsort, der Zeitpunkt, weil Nacht- und Wochenendtermine mehr Personal binden, und die Zusatzleistungen wie Verpackung, Aufbau oder Einlagerung. Wer diese vier Punkte im ersten Gespräch nennen kann, bekommt eine belastbare Einschätzung statt einer Hausnummer.

Weil Auf- und Abbau selten in Bürozeiten liegen, fahren wir auch abends, am Wochenende und an Feiertagen.