Eventlogistik: Zuverlässig von Planung bis Transport

Eventlogistik beginnt am Schreibtisch

Die meisten Probleme am Aufbautag entstehen Wochen vorher, nämlich dann, wenn niemand aufgeschrieben hat, wer was wann wohin bringt. Eventlogistik ist deshalb zuerst Planung und erst danach Transport.

Wir arbeiten mit einem einfachen Ablaufplan, der rückwärts vom Veranstaltungsbeginn aufgebaut ist. Zuerst steht der Zeitpunkt, zu dem alles fertig aufgebaut sein muss. Davor liegt die Aufbauzeit, davor die Anlieferung im zugewiesenen Zeitfenster, davor die Fahrzeit inklusive Puffer, davor die Verladung. Erst wenn diese Kette steht, ist klar, wann das Fahrzeug im Lager sein muss.

Zweitens brauchen wir eine vollständige Übersicht des Materials. Nicht "ein paar Kisten", sondern Anzahl, ungefähre Maße und die Angabe, was empfindlich oder besonders schwer ist. Daraus ergeben sich Fahrzeuggröße und Personalstärke, und daraus wiederum der Preis.

Drittens braucht jede Etappe einen Ansprechpartner mit Telefonnummer: am Abholort, am Veranstaltungsort und in Ihrem Team für Entscheidungen, wenn etwas anders läuft als geplant.

Der Ablaufplan im Detail

Zwei bis vier Wochen vorher. Wir klären Veranstaltungsort, Anlieferregeln, Zufahrt, Aufbau- und Abbaufenster sowie den Materialumfang. Wo Zufahrtsgenehmigungen oder Anmeldungen nötig sind, kümmern wir uns darum, brauchen dafür aber Ihre Veranstalterdaten.

Eine Woche vorher. Die Packliste steht, Fahrzeug und Team sind fix eingeplant. Was verpackt werden muss, klären wir jetzt, damit am Abholtag nicht improvisiert wird.

Am Abholtag. Wir laden nach Aufbaureihenfolge, sichern die Ladung und melden uns, sobald wir unterwegs sind.

Am Veranstaltungsort. Anlieferung im Zeitfenster, Entladung an der zugewiesenen Stelle, Transport bis an den Aufbauort, auf Wunsch Aufbau und Entsorgung des Verpackungsmaterials.

Nach der Veranstaltung. Abbau, Verpackung, Rückfahrt oder Einlagerung. Wer den Rücktransport gleich mitbucht, hat am Abbautag ein Fahrzeug fix eingeplant statt eines Anrufversuchs um Mitternacht.

Der häufigste Planungsfehler ist der fehlende Puffer zwischen Anlieferung und Veranstaltungsbeginn. Wer das Material zwei Stunden vor dem Einlass erwartet, hat keine Reserve, wenn eine Zufahrt gesperrt ist oder der Aufzug im Haus belegt ist. Wir schlagen deshalb bewusst einen früheren Slot vor, auch wenn das bedeutet, dass jemand aus Ihrem Team früher vor Ort sein muss.

Für wiederkehrende Veranstaltungen legen wir den Ablauf einmal fest. Ab dem zweiten Termin genügt dann eine kurze Nachricht mit Datum und Ort.